Zusatzbedingungen für die KI-Funktionen

(1) Diese Zusatzbedingungen gelten zwischen Kubilay Fehmi Gönüleglendiren (nachfolgend „Anbieter“) und dem Kunden für die KI-Funktionen von BetriebNOW, z. B. den Chat-Assistenten, Vorschläge für E-Mails, Angebote und Arbeitsscheine, die Zuordnung eingehender E-Mails und das Auslesen von Dokumenten. Bei Widersprüchen gehen sie für die KI-Funktionen den AGB vor.

(2) Im Sinne der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung) ist der Anbieter Anbieter des KI-Systems BetriebNOW. Der Kunde ist Betreiber, soweit er das KI-System in eigener Verantwortung für seine berufliche Tätigkeit verwendet. Das zugrunde liegende KI-Modell stellt ein Dritter bereit (nachfolgend „Modellanbieter“): Anthropic Ireland, Limited, Dublin, Irland (Modelle „Claude“).

(3) Datenschutzrechtlich bleibt der Kunde Verantwortlicher. Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten als Auftragsverarbeiter nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung; der Modellanbieter ist Unterauftragsverarbeiter.

(1) Die KI-Funktionen sind beim Anlegen eines Betriebs ausgeschaltet. Ein Nutzer mit der Rolle Inhaber schaltet sie für den Kunden in den Einstellungen ein und stimmt dabei diesen Zusatzbedingungen in der angezeigten Fassung zu (AGB § 3 Abs. 3). Zustimmung, Zeitpunkt, Fassung und Prüfsumme werden protokolliert. Administratoren können danach die Einstellungen der KI-Funktionen ändern und sie ausschalten.

(2) Der Kunde kann festlegen, was die KI vorbereiten darf, und die KI-Funktionen jederzeit ausschalten. Danach werden keine Inhalte mehr an den Modellanbieter übermittelt. Bereits erstellte Vorschläge und Chatverläufe bleiben im Betrieb gespeichert, bis der Kunde sie löscht.

(3) BetriebNOW ist ohne KI-Funktionen vollständig nutzbar. Die Spracherkennung (Diktat) läuft unabhängig davon auf einem vom Anbieter betriebenen Server; dabei werden keine Inhalte an den Modellanbieter übermittelt.

(1) Für die jeweilige Aufgabe übermittelt BetriebNOW die erforderlichen Inhalte an das Modell des Modellanbieters, z. B. die Nachricht im Chat, den Text einer E-Mail oder eines Dokuments, Positionen aus der Preisliste oder Kundendaten, und erhält eine Antwort. Mit jeder Anfrage geht ein kurzer Betriebskontext mit (Name, Gewerk und Ort des Betriebs, Standardsätze und Zahlungsbedingungen, freigegebene Unternehmensregeln sowie Name und Rolle der anfragenden Person). Angaben zu weiteren Mitarbeitenden ruft die KI nur ab, wenn ein Vorgang sie erfordert (z. B. Einsatzplanung); Abwesenheitsgründe wie Krankheit erhält sie nicht. Inhalte aus E-Mails und Dokumenten werden dem Modell als Daten und nicht als Anweisungen übergeben.

(2) Die KI kann Daten des Betriebs im Rahmen der Rechte des jeweiligen Nutzers lesen und Vorschläge anlegen. Sie kann keine Vorgänge freigeben und nichts selbst nach außen ausführen; Vorgänge mit Außenwirkung oder finanziellen Folgen landen im Freigabe-Center. Ausgenommen sind Vorgangsarten, die der Kunde für die kontrollierte Automatik freigeschaltet hat (§ 4 Abs. 3).

(3) Summen und Steuerbeträge berechnet BetriebNOW nach festen Regeln, nicht das Modell.

(4) Funktionsweise, Grenzen und typische Fehler beschreibt die Seite So arbeitet die KI in BetriebNOW.

(1) Ergebnisse der KI-Funktionen sind maschinell erzeugte Vorschläge. Sie können unvollständig, veraltet, missverständlich oder sachlich falsch sein, auch wenn sie plausibel wirken. Das gilt insbesondere für Zahlen, Fristen, Namen, rechtliche und steuerliche Aussagen sowie für Inhalte, die auf Angaben Dritter beruhen (z. B. eingehende E-Mails).

(2) Der Kunde prüft jedes Ergebnis vor jeder Verwendung und vor jeder Wirkung nach außen sachlich und fachlich. Vorgänge mit Außenwirkung oder finanziellen Folgen führt BetriebNOW erst nach Freigabe durch eine berechtigte Person des Kunden aus, und zwar in der freigegebenen Fassung. Mit der Freigabe macht sich der Kunde den Inhalt zu eigen.

(3) Schaltet der Kunde die kontrollierte Automatik ein, führt BetriebNOW nur die vom Kunden ausdrücklich freigeschalteten Vorgangsarten innerhalb der von ihm festgelegten Grenzen ohne Einzelfreigabe aus, also ohne vorherige Prüfung durch einen Menschen. Der Kunde verantwortet diese Einstellung und kontrolliert die so ausgeführten Vorgänge.

(1) Die KI-Funktionen leisten keine Rechts-, Steuer-, Lohn- oder Finanzberatung. Sie liefern allenfalls allgemeine Informationen und Formulierungshilfen. Fragen zu Kündigungen, arbeitsrechtlichen Maßnahmen, Rechtsstreitigkeiten, zur steuerlichen Behandlung oder zur Lohnabrechnung klärt der Kunde mit einem Rechtsanwalt, Steuerberater oder einer anderen fachkundigen Stelle.

(2) Erkennt BetriebNOW solche Fragen, weist es darauf hin und kann den Export von Unterlagen für die Steuerberatung anbieten. Ein solcher Hinweis erfolgt nicht in jedem Fall; die Pflicht des Kunden nach Absatz 1 bleibt unberührt.

(1) Der Kunde ist insbesondere verantwortlich für

• die Inhalte, die er oder seine Nutzer der KI übergeben, und die Ergebnisse, die sie freigeben oder verwenden,
• den Versand von Nachrichten und Dokumenten sowie deren Inhalt, Empfänger und Zeitpunkt,
• Preise, Mengen, Nachlässe, Rechnungen und deren steuerliche Richtigkeit,
• die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten mit den KI-Funktionen und die Erfüllung seiner Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO gegenüber Kunden, Ansprechpartnern und Beschäftigten, einschließlich des Hinweises auf die Übermittlung an den Modellanbieter,
• die Beteiligung eines Betriebsrats, insbesondere nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, und die Information der Beschäftigten, bevor diese die KI-Funktionen nutzen,
• die Auswahl, Einweisung und Beaufsichtigung der Personen, die die KI-Funktionen nutzen (§ 10).

(1) Der Kunde und seine Nutzer dürfen die KI-Funktionen nicht verwenden

• für Praktiken, die nach Art. 5 der KI-Verordnung verboten sind, insbesondere nicht zum Ableiten von Emotionen von Personen am Arbeitsplatz (Art. 5 Abs. 1 Buchst. f KI-Verordnung), zur Bewertung oder Einstufung von Personen anhand ihres sozialen Verhaltens oder persönlicher Merkmale und nicht zur unterschwelligen oder manipulativen Beeinflussung,
• zur Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO, z. B. Gesundheitsdaten) oder von Daten über strafrechtliche Verurteilungen (Art. 10 DSGVO) ohne Rechtsgrundlage; Diagnosen und Krankheitsgründe von Beschäftigten werden in BetriebNOW nicht erfasst,
• zur Überwachung, zur Leistungs- oder Verhaltensbewertung, zum Vergleich oder zur Rangfolge von Beschäftigten, zur Personalauswahl oder als Grundlage für Entscheidungen über Einstellung, Beförderung, Kündigung oder Aufgabenverteilung; BetriebNOW ist darauf ausgelegt, keine solchen Auswertungen zu erstellen, und Auswertungen je Person sind auf Arbeitszeitnachweise beschränkt,
• zur Umgehung von Freigaben, Rollen, Rechten oder anderen Schutzvorkehrungen,
• für heimliche Aufnahmen von Gesprächen oder für Aufnahmen anderer Personen ohne deren Einwilligung (§ 201 StGB),
• für Angriffe auf BetriebNOW, den Modellanbieter oder Dritte, insbesondere nicht zum gezielten Einschleusen von Anweisungen (Prompt-Injection), zum Auslesen fremder Daten oder zum Umgehen von Sicherheitsvorkehrungen,
• für rechtswidrige, diskriminierende, beleidigende oder irreführende Inhalte, für unerwünschte Werbung oder zur Verletzung von Rechten Dritter,
• entgegen der Nutzungsrichtlinie des Modellanbieters in ihrer jeweils aktuellen Fassung; sie untersagt unter anderem rechtswidrige Zwecke, Betrug und Täuschung, die Herstellung von Schadsoftware und Angriffe auf IT-Systeme, die Verletzung der Privatsphäre Dritter (z. B. unbefugte Überwachung) sowie diskriminierende oder belästigende Inhalte.

(2) Verstößt der Kunde erheblich gegen diese Regeln, kann der Anbieter die KI-Funktionen für den Betrieb nach vorheriger Abmahnung vorübergehend sperren, bei schwerwiegenden Verstößen oder Gefahr für Dritte auch ohne Abmahnung. Weitere Rechte des Anbieters bleiben unberührt.

(1) Für die KI-Funktionen werden die jeweils erforderlichen Inhalte an Anthropic Ireland, Limited, Dublin, Irland übermittelt und dort verarbeitet. Verarbeitungsorte: USA. Vertragsgrundlage: Commercial Terms of Service mit eingebundenem Data Processing Addendum (Fassung vom 24.02.2025, gilt automatisch ohne gesonderte Unterschrift). Grundlage der Übermittlung in Drittländer: EU-Standardvertragsklauseln (Modul 2 bzw. 3) als Bestandteil des Data Processing Addendum. Einzelheiten enthalten die Liste der Unterauftragsverarbeiter und der Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

(2) Ob und wie lange der Modellanbieter übermittelte Inhalte speichert und ob er sie zum Training verwendet, richtet sich nach den aktuellen kommerziellen Bedingungen des Modellanbieters (Commercial Terms) und den mit ihm geschlossenen Vereinbarungen. Nach diesen Bedingungen werden über die Schnittstelle übermittelte Inhalte nicht zum Training der Modelle verwendet. Speicherdauer beim Modellanbieter: Ein- und Ausgaben der API löscht Anthropic nach eigenen Angaben standardmäßig innerhalb von 30 Tagen; längere Speicherung nur bei Verstößen gegen die Nutzungsrichtlinie oder aufgrund gesetzlicher Pflichten; eine kürzere Speicherdauer ist nicht vereinbart. Für Beta-Funktionen der Schnittstelle, die BetriebNOW nutzt, können abweichende Bedingungen gelten, etwa zur Speicherdauer. Eine sofortige Löschung beim Modellanbieter sagt der Anbieter nicht zu.

(3) BetriebNOW übermittelt an den Modellanbieter keine Kennungen des Betriebs oder einzelner Personen als Metadaten der Anfrage. Personenbezogene Inhalte, die Teil der jeweiligen Aufgabe sind (z. B. Namen in einer E-Mail), werden jedoch übermittelt.

(4) Der Kunde informiert die betroffenen Personen über die Übermittlung (§ 6).

(1) Der Anbieter schuldet keine bestimmten Ergebnisse der KI-Funktionen, insbesondere keine bestimmte Richtigkeit, Vollständigkeit oder Eignung für einen bestimmten Zweck.

(2) Der Anbieter kann die eingesetzten Modelle, Modellversionen und Einstellungen ändern, etwa wenn der Modellanbieter Modelle ändert oder einstellt oder ein anderes Modell besser geeignet ist. Der Wechsel zu einem anderen Modellanbieter ist eine Änderung der Unterauftragsverarbeiter und richtet sich nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

(3) Der Umfang der KI-Nutzung richtet sich nach dem Kontingent des gebuchten Tarifs laut Preisseite und einem gegebenenfalls festgelegten Kostenrahmen. Bei Ausfällen oder Einschränkungen beim Modellanbieter können die KI-Funktionen vorübergehend nicht oder nur eingeschränkt verfügbar sein.

(1) Der Kunde ergreift Maßnahmen, damit die Personen, die in seinem Auftrag mit den KI-Funktionen arbeiten, über ausreichende KI-Kompetenz verfügen (Art. 4 KI-Verordnung), insbesondere über die Grenzen der Ergebnisse, die Prüf- und Freigabepflicht, den Umgang mit personenbezogenen Daten und das Risiko eingeschleuster Anweisungen in E-Mails und Dokumenten.

(2) Der Anbieter stellt dafür in BetriebNOW eine kurze Lerneinheit bereit; ihre Kenntnisnahme wird je Person protokolliert. Die Lerneinheit unterstützt den Kunden, ersetzt aber nicht seine eigene Verantwortung für die Einweisung.

(1) BetriebNOW kennzeichnet den Chat-Assistenten und von der KI vorbereitete Inhalte in der Oberfläche als KI-Inhalte.

(2) Ausgehende E-Mails, die aus KI-Vorschlägen entstanden sind, tragen auf allen Versandwegen eine maschinenlesbare Kennzeichnung im E-Mail-Kopf (X-BetriebNOW-AI-Assisted; Art. 50 Abs. 2 KI-Verordnung). Zusätzlich kann der Kunde einen sichtbaren Hinweis am Ende des Textes einschalten; standardmäßig ist er ausgeschaltet.

(3) Veröffentlicht der Kunde mit KI erzeugte oder bearbeitete Texte (z. B. auf seiner Website), ist er für eine nach Art. 50 KI-Verordnung gegebenenfalls erforderliche Kennzeichnung und für den Inhalt verantwortlich.

(1) Für die Haftung des Anbieters gelten die Regelungen der AGB. Ein Verstoß des Kunden gegen die Prüf- und Freigabepflicht nach § 4 ist bei der Bemessung eines Mitverschuldens zu berücksichtigen (§ 254 BGB).

(2) Für die Freistellung gelten die AGB. Sie umfasst insbesondere Ansprüche Dritter wegen einer Nutzung entgegen § 7, soweit der Kunde dies zu vertreten hat.

(3) Die Verantwortung des Anbieters für Fehler der Software, für die ordnungsgemäße Einbindung des Modellanbieters und für die Sicherheit der Verarbeitung bleibt unberührt.

(1) Für Änderungen dieser Zusatzbedingungen gilt das Änderungsverfahren der AGB.

(2) Diese Zusatzbedingungen gelten, solange die KI-Funktionen eingeschaltet sind, und enden spätestens mit dem Vertrag nach den AGB. Regelungen zu bereits übermittelten Inhalten und zur Haftung gelten fort.