Technische und organisatorische Maßnahmen

Der Server ist ein Arbeitsplatzrechner des Auftragnehmers mit Docker Desktop in dessen Räumen (Standort: Räume des Anbieters in Deutschland (eigener Rechner, kein Rechenzentrum)). Ein Hosting-Dienstleister ist nicht beteiligt. BetriebNOW läuft dort in eigenen Containern mit eigener Datenbank, eigenen Datenträgern (Volumes) und eigenen Netzen. Auf demselben Rechner laufen auch die Entwicklungsumgebung und ein weiteres Produkt des Auftragnehmers, jeweils in getrennten Containern mit eigenen Datenbanken.

• Datenbank (PostgreSQL) und Spracherkennung laufen in einem internen Container-Netz ohne von außen erreichbaren Port.
• Der Zugriff aus dem Internet erfolgt ausschließlich über einen vom Server ausgehend aufgebauten Tunnel von Cloudflare. Für eingehende Verbindungen aus dem Internet ist am Server kein Port geöffnet.
• Die Spracherkennung läuft auf diesem Server; Sprachaufnahmen werden nicht an externe Sprachdienste übermittelt.

• Tägliche Sicherung (03:30 Uhr) der Datenbank und der Dateiablage mit Prüfsummen; aufbewahrt werden die letzten 14 Sicherungsläufe. Die Sicherungen liegen auf dem Server-Rechner. Zusätzliche Sicherungen außerhalb dieser Rotation (z. B. vor einem Umzug) werden nach 30 Tagen gelöscht.
• Eine zusätzliche Kopie auf einen weiteren Datenträger schreibt das Sicherungsverfahren nur verschlüsselt (AES-256, Schlüsselableitung mit PBKDF2); eine unverschlüsselte Kopie lehnt es ab.
• Die Wiederherstellung wird alle vier Wochen mit einer Wiederherstellungsübung in einer getrennten Testdatenbank geprüft; Datum und Ergebnis werden protokolliert.
• Ratenbegrenzungen für Anmeldung, KI-Chat und Spracherkennung sowie ein monatlicher Kostenrahmen für die KI schützen vor Überlastung und Missbrauch.
• Server-Protokolle werden größenbasiert rotiert, je Dienst höchstens 5 × 10 MB.

• Zur Software gehören automatisierte Tests, unter anderem für Rechteprüfung, Freigabe-Logik, Trennung der Betriebe und die Versionierung der Rechtstexte. Sie werden bei der Entwicklung von Änderungen ausgeführt. Vor jeder Aktualisierung des Servers prüft das Update-Skript die Rechtstexte auf fehlende Angaben; der Bau des Programms bricht bei Typfehlern ab.
• Wiederherstellungsübungen laufen alle vier Wochen automatisch und werden mit Datum und Ergebnis protokolliert.
• Sicherheitshinweise zu eingesetzten Komponenten werden bei Aktualisierungen berücksichtigt.

• Die KI-Funktionen sind beim Anlegen eines Betriebs ausgeschaltet. Das Einschalten wird mit Person, Zeitpunkt und Fassung der Zusatzbedingungen protokolliert.
• Die KI kann nichts freigeben und nichts selbst nach außen ausführen; Vorgänge mit Außenwirkung oder finanziellen Folgen laufen über das Freigabe-Center. Nur wenn der Betrieb die kontrollierte Automatik einschaltet, werden die von ihm freigeschalteten Vorgangsarten innerhalb seiner Betragsgrenzen ohne Einzelfreigabe ausgeführt.
• Mit jeder KI-Anfrage geht nur ein kurzer Betriebskontext mit. Angaben zu Mitarbeitenden ruft die KI nur bei Bedarf über Werkzeuge mit Rechteprüfung ab; Abwesenheitsgründe (z. B. Krankheit) erhält sie nicht, nur „abwesend“.
• Fragt jemand nach einer Bewertung oder einem Vergleich von Mitarbeitenden, stehen der KI in dieser Anfrage keine Werkzeuge mit Arbeitszeiten, Einsätzen oder Abwesenheiten je Person zur Verfügung.
• Ausgehende E-Mails aus KI-Entwürfen tragen eine maschinenlesbare Kennzeichnung im E-Mail-Kopf (X-BetriebNOW-AI-Assisted).
• Inhalte aus E-Mails und Dokumenten werden der KI als Daten gekennzeichnet übergeben, nicht als Anweisungen.
• KI-Werkzeuge prüfen die Rechte des jeweiligen Nutzers auf dem Server.
• An den Anbieter des KI-Modells werden keine Kennungen des Betriebs oder einzelner Personen als Metadaten übermittelt.
• Server-Protokolle der KI-Funktionen enthalten keine Eingaben oder Antworten, nur Fehlermeldungen. Konsolen-Ausgaben werden vor dem Schreiben gefiltert: Abfrageparameter in Adressen und in Datenbankfehlern zitierte Werte werden entfernt, E-Mail-Adressen und IBANs maskiert. Namen in Fehlermeldungen können enthalten bleiben.

• Datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Art. 25 DSGVO): KI-Funktionen aus, Speicherung von Sprachaufnahmen aus, keine Analyse- oder Werbe-Cookies.
• Dokumentiertes Lösch- und Aufbewahrungskonzept: Export der Daten eines Betriebs durch den Inhaber, Anonymisieren von Kunden und ausgeschiedenen Beschäftigten, Löschung eines Betriebs auf Antrag nach dokumentiertem Verfahren mit Protokoll.
• Rechnungen, Zahlungen und versendete Belege sind gegen versehentliches Löschen geschützt; statt Löschen gibt es Archivieren bzw. Anonymisieren.
• Zustimmungen zu Vertragsunterlagen werden mit Version und Prüfsumme des angezeigten Textes nachgewiesen; der Wortlaut jeder angenommenen Fassung wird gespeichert.

Die folgenden Maßnahmen sind geplant und noch nicht umgesetzt. Sie werden erst nach ihrer Umsetzung in die vorstehenden Abschnitte übernommen:

• zusätzliche Trennung der Betriebe in der Datenbank (Row-Level-Security) und datenbankseitige Prüfung, dass Verweise nur auf Datensätze desselben Betriebs zeigen,
• Verschlüsselung der gespeicherten Daten: Datenträgerverschlüsselung des Server-Rechners einschließlich der Docker-Datenträger und der Sicherungen – vor dem ersten Betrieb mit echten Daten,
• verschlüsselte Sicherung an einem zweiten Ort außerhalb des Serverstandorts,
• verbindlicher automatischer Testlauf vor jeder Aktualisierung des Servers,
• Hash-Verkettung oder Zeitstempel für Protokolle und Nachweise,
• Verfahren zum Wechsel des Schlüssels für gespeicherte Zugangsdaten,
• externer Sicherheitstest (Penetrationstest) und gezielte Tests gegen eingeschleuste Anweisungen (Red-Team-Test),
• zusätzliche Zugangskontrolle vor der Anwendung über Cloudflare Access,
• automatische Löschung der Daten nach Vertragsende (bisher dokumentiertes manuelles Verfahren),
• zentrale Überwachung der Protokolle und Erkennung von Angriffen,
• Betrieb in einem Rechenzentrum mit redundanter Strom- und Netzanbindung.